W trakcie realizacji projektu, w uzasadnionych przypadkach, partnerzy projektu mają możliwość wprowadzenia niezbędnych zmian. Zmiany nie mogą powodować znaczącej modyfikacji celów projektu oraz powodować obniżenia jakości projektu.

Jakie zmiany można wprowadzić?

Zmiany można podzielić na:

  • zmiany finansowe,
  • zmiany harmonogramu realizacji projektu,
  • zmiany w dokumentacji technicznej,
  • inne zmiany.

Kto podejmuje decyzję w sprawie zmian?

W zależności od charakteru zmian decyzję w sprawie podejmuje Partner Wiodący, Wspólny Sekretariat Techniczny lub Kontroler Krajowy.

Partner Wiodący decyduje w przypadku:

  • zmian finansowych dotyczących przesunięcia środków pomiędzy wydatkami w ramach budżetu partnera projektu (bez zmiany jednostek).

Wspólny Sekretariat Techniczny decyduje w przypadku:

  • zmian finansowych związanych ze zmianą jednostek/liczby jednostek,
  • zmian harmonogramu wpływających na okres realizacji projektu,
  • zmian w dokumentacji technicznej (przed podpisaniem umowy z Wykonawcą).

Kontroler Krajowy decyduje w przypadku:

  • zmiany w dokumentacji technicznej (po podpisaniu umowy z Wykonawcą) – uzasadnienie konieczności wprowadzenia zmian należy przedstawić wraz z częściowym wnioskiem o płatność.

W jaki sposób wprowadza się zmiany w projekcie?

Zamiar wprowadzenia zmian w projekcie należy zgłosić korzystając z formularza Wniosek o wprowadzenie zmian (załącznik nr 13 do Podręcznika beneficjenta). Zmiany obowiązują od momentu ich wprowadzenia do systemu SL, a w przypadku konieczności zawarcia aneksu do umowy o dofinansowanie - od daty jego podpisania przez ostatnią ze stron.

Sposób postępowania w przypadku wprowadzania zmian w projekcie jest szczegółowo opisany w Podręczniku beneficjenta w rozdz. 6.3.

Jak często można wprowadzać zmiany?

Wnioski o zmianę można składać:

  • dwa razy w roku do Partnera Wiodącego (każdy partner projektu),
  • dwa razy w roku do Wspólnego Sekretariatu Technicznego (Partner Wiodący w imieniu wszystkich partnerów projektu).

Jakie zmiany nie wymagają składania wniosku?

Zmiany, które nie wymagają składania wniosku o zmiany to:

  • zmiany w harmonogramie realizacji zadań bez wpływu na okres realizacji projektu – należy opisać we wniosku o płatność,
  • aktualizacja danych teleadresowych partnera projektu (należy zgłosić drogą elektroniczną),
  • zmiana rachunku bankowego projektu (należy zgłosić drogą elektroniczną),
  • zmiana nazwy partnera projektu (należy zgłosić drogą elektroniczną),
  • zmiana osób uprawnionych do pracy w systemie SL2014 (należy zgłosić drogą elektroniczną).

W przypadku jakichkolwiek wątpliwości związanych z procedurą wprowadzania zmian w projekcie prosimy o kontakt z opiekunem projektu we Wspólnym Sekretariacie Technicznym.